DocFlow

Hva er Docflow?

Docflow er en kraftig funksjon i SEMINE designet for å effektivisere mottak og sporing av innkommende fakturaer. Enten faktura mottas via opplasting, e-post, API eller UBL (PEPPOL), sikrer Docflow en sømløs og effektiv prosess.

Nøkkelfunksjoner

Flere inngangskanaler:

• Last opp: Send enkelt fakturaer gjennom SEMINE-portalen.
• E-post: Send inn PDF-fakturaer via e-post.
• API: Mottar fakturaer gjennom API og genererer en forhåndsvisnings-PDF.
• UBL (PEPPOL): Motta fakturaer i UBL-format.

Valideringskriterier:

• PDF-fakturaer gjennomgår en omfattende gyldighetskontroll før behandling.

Pakker-fanen:

• En pakke opprettes basert på innsendte e-poster, opplastinger eller API-anrop.
  Den kan inkludere ett eller flere dokumenter sammen med valgfrie vedlegg.

Dokumenter-fanen:

• Se innholdet i en pakke i Dokumenter-fanen.
  Hvert dokument representerer én faktura og kan inneholde flere vedlegg.

Visninger i DocFlow

Alle innkommende

I "Alle innkommende"-visningen i Docflow fhar du full oversikt over alle innkommende fakturaer. 

Statuser:

• New: Dokumenter som nylig har kommet inn i Docflow, men som ennå ikke er bekreftet fra DocFlow. Validering relatert til filformat etc gjøres i dette trinnet.
• Received: Dokumenter som har blitt mottatt, men som ennå ikke er videresendt til OCR- eller berikelse i SEMINE-applikasjonen.
• Forwarded: Dokumenter som er videresendt til neste tjeneste (OCR for PDF og direkte til berikelse for API- og PEPPOL-fakturaer) innen SEMINE.
• Processing: Dokumenter som for øyeblikket gjennomgår OCR-validering eller andre behandlingstrinn innenfor SEMINE-plattformen.
• Stopped: Dokumenter som har støtt på stans i behandlingen. Dette er et behandlingstrinn for å følge SEMINE-logikken, men sjelden noen dokumenter vil være mer enn et par millisekunder i denne tilstanden.
• Suspended: Dokumenter satt på vent eller midlertidig stoppet, vanligvis hvis klienten ikke er identifisert (kun relevant for kunder som bruker avansert håndtering) eller hvis dokumentet har blitt klassifisert som "ikke faktura".
• Failed: Dokumenter som har støtt på feil eller problemer under behandlingen. (Eks: passordbeskyttet osv.)
  Done: Dokumenter som er utfylt og sendt til SEMINE eller endelig avvist.

See Also - Docflow - Rules for Rejections and Forwards

Liste og filtrering

Listen kan filtreres på samme måte som Fakturalisten, du kan endre felt og lagre egne visninger.

Tips: Alternativ for flere valg: Ved å bruke "Shift+"-tasten kan du effektivt velge og bruke flere filtre samtidig, noe som muliggjør en tilpasset visning av fakturaer basert på ulike kriterier

Forhåndsvisning av fakura

Klikk på det uthevede ikonet for å se en forhåndsvisning av dokumentet.

Pakkeinformasjon

Klikk på det uthevede ikonet for å full informasjon om den mottatte pakken.

Åpne dokumentet

Klikk på pilen for å åpne fakuraen i Semine



Du kan også kommentere på sendingen ved å trykke på snakkeboble-ikonet. 

Håndtering av pakker og dokumneter som har feilet

Failed packages details in Docflow:

Når et dokument støter på et problem under behandling i Docflow, havner det i kategorien "Failed". Hvis Docflow avviser dokumentet, vil det sende spesifisert informasjon til avsenderen og til e-posten satt opp i organisasjonsinnstillingene med årsaker til at det har mislyktes.
E-posten i organisasjonsoppsett legges til av administratoren i dette feltet:

Detaljert informasjon om forsendelsen:

For å få tilgang til detaljert informasjon om hendelsen (State Logs), kan du klikke på det blå klokkelignende symbolet knyttet til pakken. Dette gir en oversikt over hele behandlingshistorikken for fakturaen. Den inkluderer omfattende tilstandslogger som kronologisk dokumenterer hvert trinn i arbeidsflyten. Statusloggene gir informasjon om hvorvidt fakturaen ble mottatt, behandlet, videresendt eller annen relevant status.

Etter at dokumentet er behandlet, kan du finne "Siste status" i begge faner, ved å klikke på det blå ikonet ved siden av "Ferdig" kan du se detaljerte trinn i prosessen.