Funksjonen Fire Øyne-prinsippet i SEMINE

Funksjonen Fire Øyne-prinsippet legger til et ekstra lag av kontroll ved å kreve et minimum antall unike brukere for å godkjenne fakturaen før den oppnår statusen "Godkjent". Fakturaen vil forbli i en status kalt "Til Kontroll" til den har blitt godkjent av det minimum antallet unike brukere. Mens fakturaen er i denne statusen, kan den bare endres og videresendes (tildeles) av brukere med rollen "4EyesPrinciple".

Aktivering av Fire Øyne-prinsippet

For å aktivere Fire Øyne-prinsippet, kan du få tilgang til funksjonen via to primære tilgangspunkter:

Rediger Organisasjon: Konfigurer funksjonen på organisasjonsnivå.
Rediger Klienter: Tilpass innstillinger på klientnivå for spesifikke behov.

Organisasjonsnivå

Under fanen 'Rediger Organisasjon' finner du et alternativ merket "4 Eyes control". Her kan du aktivere flere godkjenningskontroller og spesifisere det minimum antallet godkjennere som kreves.

Klientnivå

Under fanen 'Rediger Klient' finner du et alternativ merket "4 Eyes control". Her kan du aktivere flere godkjenningskontroller og spesifisere det minimum antallet godkjennere som kreves.

Dobbeltklikk på klienten for å redigere.

Merk: Det må være minimum to godkjenninger.

Hvis alternativet "Arv fra Organisasjon" er aktivert, vil 4 Eyes control-innstillingene som er brukt på organisasjonsnivået også bli brukt på klientnivået.

Brukerrettigheter

Alle brukere med vanlig godkjenningsadgang vil kunne godkjenne fakturaen, men bare brukere med tilgang til 4EyesPrinciple vil kunne tildele/videresende fakturaen til andre brukere mens den er i statusen "Til Kontroll". Dette sikrer at bare betrodde brukere kan administrere fakturaer som venter på minimum antall godkjennelser.

Til Kontroll-status

Med Fire Øyne-prinsippet aktivert, utfører systemet nå valideringssjekker for å sikre at det minimum antallet godkjenninger er oppnådd før fakturaer godkjennes.

Hvis det konfigurerte minimum antallet godkjenninger ikke oppfylles, vil fakturaene forbli i en status kalt "Til Kontroll".

Med fakturaene i "Til Kontroll"-statusen, har brukere med rollen '4EyesPrinciple' rett til å redigere fakturaer ved å videresende dem eller omfordele dem til andre brukere, og "Legg til Manuell Arbeidsflyt"-knappen er nå aktivert for fakturaer i "Til Kontroll"-statusen.

Klikk på "Legg til manuell arbeidsflyt"-alternativet. Du kan velge en arbeidsflyt fra den eksisterende listen eller opprette en ny arbeidsflyt.

Dette lar deg starte ytterligere godkjennelsesprosesser manuelt, noe som muliggjør sømløs arbeidsflytstyring og opprettholdelse av effektivitet.

Statusovergangskriterier:

Overgangen til den nye statusen "Til Kontroll" skjer under følgende forhold:

Fakturaen har ennå ikke blitt godkjent av det nødvendige minimum antallet unike brukere
En eller flere fakturalinjer har ennå ikke blitt godkjent av det nødvendige minimum antallet brukere.

Arbeidsflytimplementering

• Minimum Antall Godkjennere: Det minste antallet unike brukere som kreves for å godkjenne hver fakturalinje. Når fakturaen godkjennes, er det viktig å merke seg at hver godkjenning teller som godkjenning for den respektive fakturalinjen.
• Valideringsprosess: Etter hver godkjenning sjekker systemet automatisk antallet unike godkjennere per fakturalinje. Hvis antallet oppfyller eller overstiger det minste kravet, går fakturaen over til statusen "Godkjent", noe som indikerer vellykket validering.
• Statusindikasjon: I tilfeller der det minste antallet godkjenninger per fakturalinje ikke oppfylles, går fakturaen over til statusen "Til Kontroll". Dette indikerer at det er behov for ytterligere godkjenninger før fakturaen kan gå videre i arbeidsflyten.
• Indikator for tildelte godkjenninger: Mens det ikke er noen spesifikk indikasjon for det gjenværende antallet nødvendige godkjennere, viser hver fakturalinje en indikator for å vise om den er tildelt godkjenning av noen bruker. Denne funksjonen hjelper brukere med å spore fremdriften til godkjenningene effektivt.
• Rolle for fire øyne-brukere: Brukere med den angitte rollen 4EyesPrinciple har tilgang til å videresende / tildele fakturaer i "Til Kontroll"-statusen til en annen bruker.
• Godkjenning av fakturaen tilsvarer godkjenning av hver fakturalinje individuelt.

Eksempel

Scenario: Minimum antall unike godkjennere er 2. Fakturaen er tildelt Person A som godkjenner hele fakturaen, noe som tilsvarer godkjenning av alle fakturalinjer. Tre linjer av fakturaen er tildelt og godkjent av Person B. Imidlertid er en linje ikke tildelt eller godkjent.

Resultat: 4 fakturalinjer er godkjent av Person A og 3 fakturalinjer er godkjent av Person B. Fakturaen får statusen "Til Kontroll" siden én linje bare er godkjent av én unik bruker, og det nødvendige minimum antallet unike godkjennere er 2.

Løsning: Person C har rollen 4EyesPrinciple og har tilgang til å administrere fakturaer i "Til Kontroll"-statusen. Person C kan velge å enten godkjenne den gjenværende fakturalinjen eller videresende linjen til en annen bruker som kan godkjenne linjen. Dette vil oppfylle minimumskravene for 2 unike godkjennere per linje, og fakturaen vil bli flyttet til statusen "Godkjent".

Merk: Innkjøpsordrer med 100 % samsvar vil ikke ha Fire Øyne-prinsippet aktivert.

Konklusjon

Fire Øyne-prinsippet forbedrer kontrollprosessene i SEMINE, fremmer nøyaktighet og ansvarlighet i fakturagodkjennelser. Brukere kan effektivt dra nytte av denne funksjonen for å sikre etterlevelse av krav til fakturagodkjenning.