Godkjenningshierarki

Dette kan basere seg på person, avdeling eller en kombinasjon av disse to. Personer eller avdelinger på laveste nivå i hierarkiet får faktura tildelt først før personer eller avdelinger på neste nivå i hierarkiet. Det er også mulig å sette grenser for maks fakturabeløp som kan godkjennes på hvert nivå i hierarkiet.

Krav:

• Godkjenningshierarkiet vil kun benyttes dersom dette settes opp som en del av arbeidsflyt.
• Godkjenningshierarkiet settes opp av administrator for hver klient. Det er kun ett godkjenningshierarki per klient.

Naviger til klienter og dobbeltklikk på en klient for å åpne dialogen. Klikk deretter på arkfanen "Godkjenningshierarki"

Hovedinnstillinger

1. Godkjenningsdimensjon (Valgfritt)
   For å bestemme hvilken av regnskapsdimensjonene som skal styre godkjenningshierarkiet.
   Fakturaer med linjer som får påført en dimensjonsverdi fra denne dimensjonen vil kunne godkjennes via hierarkiet. Dersom ingen godkjenningsdimensjon velges vil alle fakturaer kunne godkjennes via hierarkiet.
   
   
2. Minimum antall godkjennere (Minimum 1)
   Totalt minimum antall godkjennere som må godkjenne fakturaen.
   
   
3. Sykroniser godkjenningsdimensjonsverdier (Valgfritt)
   Trykk på denne for å synkronisere dimensjonsverdiene inn til hierarkiet slik at du kan velge dem i senere steg.
   
   
4. XLS Import
   Importer hierarkiet fra Excel.
   
   
5. XLS Eksporter
   Eksporter hierarkiet til Excel.
   
   
6. "+" knappen
   Legg til en rad på toppnivå i hierarkiet.

Godkjenningshierarki

• Navn - Påkrevd
  Fritekstfelt for navn på stillingen
  
  
• Kode - Påkrevd
  Fritekstfelt for stillingskoden.
  
  
• Avdelingsgodkjenner
  Her angir du om vedkommende er godkjenner for avdelingen. (Det er mulig å sette opp flere på samme avdeling, og fakturaen vil da bli tildelt alle samtidig).
  
  
• Godkjenner
  Velg brukeren for stillingen.
  
  
• Avdeling
  Velg avdelingen brukeren tilhører. Dette gjelder kun hvis godkjenningsdimensjon brukes.
  
  
• Godkjenningsgrense
  Maksimalt faktura rapporteringsbeløp som kan godkjennes av brukeren.

Hierarki basert på person/kjøper

Når du bruker et godkjenningshierarki kun basert på person og vedkommende sin leder vil du ikke trenge å bruke kolonnene "Avdelingsgodkjenner" og "Avdeling".

Start med å legge til et hierarki ved å klikke på +-knappen.

Du starter da med CEO i selskapet og jobber deg nedover i godkjenningshierarkiet. 

I eksempelet nedenfor vil fakturaer med rapporteringsbeløp på opp til og med 100 000 tildeles Dev Sophie Neveu, PO Jorgen Urnes, Financemaster John Doe, SM Han Solo samtidig.

Når minst 2 av dem har godkjent fakturaen vil den gå videre og være klar til postering.

Videre må man definere at arbeidsflyten skal følge hierarkiet. Og dette gjøres i innstillingene for Arbeidsflyt. Under "Påfør hvis" velger du nå det nye alternativet "Faktura har kjøpers ref med som er medlem av et godkjenningshierarki" og setter søkeverdien til "Ja". 
Og på steg velger du type "Godkjenningshierarki" og mål som "kjøpers ref".

Skulle det nå komme en faktura inn til SEMINE og kjøperen på fakturaen ikke er identifisert i godkjenningshierarkiet (Samt at ingen andre passende arbeidsflyter eksisterer), så vil fakturaen få status "Mangler arbeidsflyt".

Om det da kommer faktura til en person, vil fakturaen bli tildelt vedkommende og basert på minimum antall godkjennere og beløpsgrenser vil antall steg i flyten legges til.
Eskempel, faktura mottatt er til Ola Normann, og går da videre til nærmeste leder basert på hierarkiet.

Hierarki basert på dimensjon (som oftest avdeling så vi bruker avdeling videre i eksempelet)

Start med å velge hvilken dimensjon som skal styre godkjenningen, og velg deretter "Synkroniser avdelingsdimensjoner".
Deretter oppretter du et hierarki ved å klikke på +-knappen.

Du starter da med CEO i selskapet og jobber deg nedover i godkjenningshierarkiet. 
Når du nå jobber deg nedover hierarkiet legger du ved hvilken avdeling vedkommende tilhører, og om denne personen skal godkjenne på vegne av den avdelingen. (Det er mulig å legge til flere godkjennere på avdelingen og da vil alle få fakturaen tildelt)
Under kan du se et eksempel: 

Videre må man definere at arbeidsflyten skal følge hierarkiet. Og dette gjøres i innstillingene for Arbeidsflyt. Når man har avdelingsflyt er det også anbefalt å ha en flyt for person/kjøper som i eksempelet over. Dette er for at faktura da blir automatisk tildelt innkjøperen om SEMINE ikke skulle ha påført en avdeling ved ankomst. 

Under "Påfør hvis" velger du nå det nye alternativet "Faktura har identifisert kjøper med gyldig godkjenningshierarki" og setter søkeverdien til "Ja". 
Og på steg velger du type "Godkjenningshierarki" og mål som "kjøpers ref". 
I tillegg kan du, om ønskelig, legge til en validering slik at personen som mottar fakturaen må legge til en avdeling for å kunne godkjenne fakturaen.

I tillegg vil vi da ha en flyt for hierarkiet basert på avdeling. Denne ønsker vi å sette eksklusiv og over person flyten da denne som regel har høyere prioritet enn personflyten.