Arbeidsflyt - Hovedinnstillinger

Se også: Min første Arbeidsflyt - Del 1 for veiledning til å lage din første arbeidsflyt.

1. Eksklusiv
   Arbeidsflyter sjekkes, en om gangen, i den rekkefølgen de ligger i lista.
   Denne funksjonen er med på å begrense antallet arbeidsflyter som påføres (aktiveres) på en faktura. Dersom en Eksklusiv arbeidsflyt kjøres vil påfølgende arbeidsflyter innen samme mappe ikke kjøres.
   
   
   1. Arbeidsflyt
      Første "Eksklusiv" arbeidsflyt som kjøres innen en mappe hindrer kjøring av alle påfølgende arbeidsflyter innen samme mappe uansett om de også er markert som "Eksklusiv".
      
      
   2. Mappe
      Første "Eksklusiv"-mappe som har en eller flere arbeidsflyter som kjøres vil hindre kjøring av alle påfølgende mapper uansett om de også er markert som "Eksklusiv".
      
      Merk: Dette gjelder bare for arbeidsflyter som ligger direkte under mappen. Arbeidsflyter som ligger i en undermappe vil ikke påvirke dette.
   3. Eksempel:
      
      Innkjøpsordre (PO) Match
      Mål: Hvis faktura er en PO så skal kun flyter som er relevante for PO kjøres.
      
      • Mappen PO Match er merket som Eksklusiv. Hvis noen av arbeidsflytene kjøres innen denne mappen vil ikke noen av de påfølgende mappene Autogodkjenning og Leverandørflyt kjøres.
      • Flyten PO Full match er merket som Eksklusiv. Dersom denne flyten kjøres vil ikke neste flyt (PO manuell match) innen denne mappen sjekkes.
      • Flyten PO manuell match kjøres kun dersom PO Full match ikke ble kjørt.
        
        Autogodkjenning
        Denne flytmappen kjører kun dersom ingen av foregående flytene innen PO Match kjørte.
        Målet er at bare visse kostfakturaer fra visse leverandører skal autogodkjennes.
        Mappen er markert som Eksklusiv siden det ikke er noe poeng i å fortsette til neste flyt dersom fakturaen allerede er autogodkjent.
        
        Leverandørflyt
        Denne flytmappen er markert som Eksklusiv og videresender fakturaer fra visse leverandører til bestemte godkjennere.
        Straks en av flytene i mappen er kjørt vil ikke påfølgende mapper kjøres
        
2. Evaluer steg på nytt ved endringer
   

   Hver gang en handling blir utført på faktura (Godkjenn, avvis etc) vil SEMINE sjekke hvilke felt som er listet i betingelsene i påfølgende steg i arbeidsflyten og om noen av disse feltene har fått endrede verdier på faktura.
   
   Se også: Skru av automatisk evaluering av arbeidsflyt
   
   

   Eksempel: 

   Fakturaen kommer inn uten kontoforslag og har blitt tildelt deg (Steg 1) i arbeidsflyten.
   I steg 2 skal fakturaen sendes videre til Berit dersom konto er satt til 6400.
   I steg 3 skal fakturaen sendes videre til Gunnar dersom konto er satt til 6300

   Du endrer deretter konto feltet i faktura og klikker Godkjenn på faktura.
   
   

   1. Dersom Evaluer steg på nytt ved endringer er aktiv
      Betingelsene i steg 2 og 3 evalueres på nytt når du klikker Godkjenn.

      1. Hvis kontofeltet nå inneholder 6400 i steg 2 så vil faktura tildeles brukeren for steg 2 (Berit).

      2. Hvis kontofeltet nå inneholder 6300 i steg 3 så vil faktura tildeles brukeren for steg 3 (Gunnar).
      3. Hvis kontofeltet nå ikke inneholder noen av det som er nevnt i betingelsene i steg 2 eller steg 3 og det ikke finnes flere steg så fullføres bare arbeidsflyt på vanlig måte.
         
         
   2. Dersom Evaluer steg på nytt ved endringer er inaktiv
      Betingelsene for steg 2 og 3 vil ikke evalueres på nytt og arbeidsflyten hopper da over steg 2 og steg 3 i eksempelet.
      
      
3. Behold eksisterende godkjenninger
   Gjelder når Evaluer steg på nytt ved endringer er aktiv. Alle steg evalueres helt på nytt, inkludert steg med handlingen "Godkjenning". Dette fører dermed til at arbeidsflyten på nytt sender faktura til godkjenning hos brukere som allerede har godkjent tidligere.
   Ved å aktivere Behold eksisterende godkjenninger vil en arbeidsflyt med steg som evalueres på nytt  beholde alle tidligere godkjenninger og kun sende forespørsel om godkjenning til de som ikke allerede har godkjent eller avvist en faktura.
   
   
4. Ikke opprett hvis ingen steg
   Dette gjelder ved bruk av godkjenningshierarkiet. Hvis flyten skal påføres på grunn av betingelsene i "Påfør hvis..." men det ikke finnes en bruker til noen av stegene i godkjenningshierarkiet så vil flyten likevel ikke påføres faktura. Dermed slipper du å se arbeidsflyter som venter på godkjenning av brukere som ikke finnes i godkjenningshierarkiet.
   
   
5. Linjeflyt
   Ved å bruke denne innstilingen vil kun fakturalinjen(e) det gjelder sendes til godkjenner. De eventuelle andre linjene på fakturaene som ikke blir tildelt godkjenneren vil kun ha lesetilgang (Controllere vil ha tilgang til hele fakturaen uansett)
   
   
6. Ikke utfør automatisk
   Dette stopper arbeidsflyten fra å kjøres automatisk. "Tillat som manuell arbeidsflyt" kan fortsatt aktiveres. Og flyten kan da aktiveres manuelt fra "Alternativer" inne på fakturaen.
   
   
7. Tillat som manuell arbeidsflyt
   Arbeidsflyten vil være tilgjengelig som manuell arbeidsflyt under "Alternativer" inne på faktura.
   Det vil si at det er mulig å manuelt starte en arbeidsflyt for godkjenning og tildele til fritt valgt bruker på en hvilken som helst faktura.