Del 7: Bruke workflows i fakturaen

I Semine er håndtering og godkjenning av fakturaer en viktig del av å opprettholde et effektivt arbeidsflyt. Her er en komplett guide til hvordan du navigerer prosessen sømløst: 

 

Grunnleggende

Når fakturaen har minst ett workflow tilknyttet, vil fakturaens status baseres på statusen til alle workflowene.

• Fakturastatus:
  • Under gjennomgang - Minst ett workflow-steg er tildelt en bruker. Brukeren har ikke godkjent, avvist eller satt steget på pause.
  • Godkjent - Alle workflow-steg er godkjent.
  • Avvist - Minst ett workflow-steg er avvist.
  • På pause - Minst ett workflow-steg er satt på pause.

Forstå workflow-symboler

Symbol	Beskrivelse
	Workflow-steget er tildelt brukeren.
	Workflow-steget er ennå ikke tildelt brukeren.
	Brukeren er borte fra kontoret (på ferie) og er hoppet over.
	Workflow-steget er parallelt. Brukere eller grupper kan godkjenne i hvilken som helst rekkefølge. 4 brukere eller grupper må godkjenne før workflowen kan gå videre.
	Workflow-steget er godkjent.
	Brukeren har videresendt workflow-steget til en annen bruker.
	Brukeren har avvist workflow-steget. Hele workflowen er avvist.

Workflow-handlingsknapper

Workflow-knappene (godkjenn, avvis, pause, videresend) vil være aktive eller inaktive avhengig av dine roller og fakturastatus:

• Godkjenner-rolle - Knappene aktiveres kun hvis minst ett workflow-steg er tildelt deg. Innstillingene for workflow-steget bestemmer hvilke knapper som aktiveres.
• Controller-rolle - Knappene aktiveres selv om fakturaen ikke er tildelt deg.

Forstå workflow-symboler

• Ved åpning av fakturaen vil du se runde symboler med tall i øvre høyre hjørne som representerer ulike workflows.
• Hvert symbol tilsvarer en workflow, og tallet viser antall gjenværende steg i workflowen.
• Den blå buen viser visuelt fullføringsnivået, med fullførte og gjenværende steg.

Merk: Flere workflows kan tilknyttes én faktura.

Forstå workflow-tilstander

Denne fargekodede sirkelen gjør det enkelt å se status for hvert workflow-steg.

Symbol	Beskrivelse
	Oransje sirkel: Pauset tilstand, workflowen er stoppet til den gjenopptas.
	Blå sirkel: Workflowen kjører og minst ett steg venter fortsatt på handling.
	Mørk blå sirkel: Avventer videre handlinger eller godkjenninger.
	Grønn sirkel: Workflow godkjent, fullført.

Tilgengelige handlinger for hvert steg

Hvert workflow-steg kan ha opptil fire handlinger:

Merk: Handlingene påvirker kun det spesifikke workflow-steg. Knappene nederst påvirker alle workflows der du er tildelt.

• Godkjenn: Godkjenner workflow-steget tildelt deg. Fakturaen forblir i status "Under gjennomgang" til alle steg i alle workflows er fullført. 
  
• Avvis: Klikk "Avvis" hvis fakturaen ikke oppfyller krav eller har avvik. Avhengig av workflow-innstillinger kan du bli bedt om å legge inn kommentar. 
  
• Videresend: Klikk "Videresend" for å tildele workflow-steget til en annen bruker. Du kan legge til kommentar og nevne brukeren via nedtrekksmeny. 
   
  
• Pause: Stopper workflow midlertidig for ekstra vurdering eller handlinger. Fakturaens status endres til "På pause".

Etter pause, hvis du vil gjenoppta workflowen, kan du klikke på "Alternativer" og velge "Gjenoppta".

Merk: Velg riktig handling basert på kravene til hvert workflow-steg.

Gjennomgang av workflow-detaljer

Du kan åpne workflow-versjonen direkte ved å klikke på tittelen til en workflow og åpne den i en ny fane.

• Se fakturaens status, som er "Under gjennomgang".
  
• Identifiser spesifikke workflows, som "Workflow Bruker A", og merk tildelte "Godkjenner"-steg.
  
• Når du klikker på "Godkjenn"-knappen, endres statusen til "Godkjent".
  
• Ved å navigere til fanen "Aktivitet" får du en kronologisk liste over nylige aktiviteter.
  
• I fanen "Detaljer" vises fakturadetaljer på én side, med brukerkommentarer og nåværende status.
  
  Se også - Pågående workflows
• Ventende tilstand: For å oppnå "Ventende"-status i et workflow må du definere betingelser i "Legg til hvis..."-seksjonen. Når workflowen startes, tilknyttes den fakturaen basert på disse betingelsene og forblir i ventende status til kravene i "Start når..." er oppfylt.
  
• Når et workflow-steg er "På pause", stopper du workflowens fremdrift til den gjenopptas igjen. De pausede workflowene vises med oransje farge.
  
  Du kan også pause fremdriften av ett enkelt steg i workflowen.
  
  Når du klikker på "Pause", pauses dette steget. Senere kan du klikke på "Gjenoppta" for å starte det igjen.
  
• Etter at godkjenningene er fullført, vises godkjente workflows som "Grønn", avviste workflows som "Rød", og kansellerte workflows med rød sirkel og "C"-indikator.
  
  Kansellert workflow:
  
  Godkjent workflow:
  
  Avvist workflow:
  

Etter fullførte godkjenninger vil fakturaens status endres fra "Under gjennomgang" til enten "Avvist" eller "Godkjent", avhengig av resultatet.

Gjenstarte workflows

"Gjenstart workflows" er en funksjon som kansellerer alle pågående workflows for en faktura. Etter kansellering startes nye workflows som om fakturaen nettopp er mottatt.
For å "Gjenstarte workflow", velg "Alternativer" og deretter "Gjenstart workflow".

Når du klikker på "Gjenstart workflows", endres fakturaens status tilbake til "Under gjennomgang".