Se også: Min første arbeidsflyt – Del 1 for veiledning om å opprette din første arbeidsflyt.
Hovedinnstillingene for arbeidsflyt styrer hvordan en arbeidsflyt oppfører seg når den brukes på en faktura.
De tilgjengelige alternativene er beskrevet nedenfor:
- Eksklusiv
- Revurder steg
- Behold eksisterende godkjenninger
- Ikke opprett hvis ingen steg
- Linjeflyt
- Ikke kjør automatisk
- Tillat som manuell arbeidsflyt
- Ikke eskaler til leder
Eksklusiv
Arbeidsflyter evalueres én om gangen, i den rekkefølgen de vises i listen.
Denne innstillingen hjelper med å begrense hvor mange arbeidsflyter som brukes på en faktura. Når en eksklusiv arbeidsflyt blir utført, blir ingen etterfølgende arbeidsflyter i samme mappe utført.
Se også: Eksklusive arbeidsflyter
Eksklusivitet på arbeidsflytnivå
Den første eksklusive arbeidsflyten som blir utført innenfor en mappe forhindrer alle etterfølgende arbeidsflyter i samme mappe fra å bli utført, selv om de også er merket som Eksklusiv.
Eksklusivitet på mappenivå
Den første eksklusive mappen med én eller flere utførte arbeidsflyter forhindrer alle etterfølgende mapper fra å bli utført.
Revurder steg
Hver gang en handling utføres på en faktura (Godkjenn, Avvis og så videre), sjekker SEMINE hvilke felt som brukes i betingelsene til de påfølgende arbeidsflytstegene og om noen av disse feltene har blitt endret på fakturaen.
Se også: Slå av automatisk evaluering av arbeidsflyt
Eksempel
En faktura mottas uten kontoforslag og blir tildelt deg i steg 1 av arbeidsflyten.
- I steg 2 blir fakturaen videresendt til Haima Ambily hvis kontoen er satt til 6400.
- I steg 3 blir fakturaen videresendt til Jarl Arntzen hvis kontoen er satt til 6300.
Du endrer deretter kontofeltet på fakturaen og klikker Godkjenn.
Hvis Revurder steg er aktivert
Betingelsene i steg 2 og 3 blir revurdert når du klikker Godkjenn.
- Hvis kontoen er 6400, blir fakturaen tildelt til Haima Ambily i steg 2.
- Hvis kontoen er 6300, blir fakturaen tildelt til Jarl Arntzen i steg 3.
- Hvis kontoen ikke samsvarer med noen av betingelsene i steg 2 eller 3 og det ikke er flere steg, blir arbeidsflyten fullført som vanlig.
Hvis Revurder steg er deaktivert
Betingelsene i steg 2 og 3 blir ikke revurdert.
I dette tilfellet hopper arbeidsflyten over steg 2 og 3 og fortsetter uten å kontrollere de oppdaterte verdiene på nytt.
Behold eksisterende godkjenninger
Dette alternativet er kun tilgjengelig når Revurder steg er aktivert.
Når aktivert, blir tidligere fullførte godkjenninger beholdt under revurdering. Kun brukere som ikke allerede har godkjent eller avvist vil motta nye godkjenningsforespørsler.
Dette er nyttig i lange godkjenningskjeder der små endringer ikke skal starte hele godkjenningsprosessen på nytt.
Ikke opprett hvis ingen steg
Denne innstillingen gjelder ved bruk av godkjenningshierarki.
Når en arbeidsflyt bruker godkjenningshierarkiet, ser SEMINE automatisk etter godkjennere basert på hierarkikonfigurasjonen.
I noen tilfeller kan arbeidsflyten oppfylle “Legg til hvis…”-betingelsene, men det finnes ingen godkjennere i godkjenningshierarkiet for den fakturaen. Hvis dette skjer, kan ikke SEMINE opprette noen godkjenningssteg.
Når Ikke opprett hvis ingen steg er aktivert, vil ikke arbeidsflyten bli brukt hvis det ikke kan opprettes noen godkjenningssteg.
Dette forhindrer at arbeidsflyter blir opprettet som ellers ville ventet på godkjenning fra brukere som ikke finnes i godkjenningshierarkiet.
Se også: Godkjenningshierarki
Eksempel:
Oppsett:
Arbeidsflyten er konfigurert til å bruke godkjenningshierarkiet, og alternativet Ikke opprett hvis ingen steg er aktivert.
- SEMINE sjekker godkjenningshierarkiet for å tildele brukere til arbeidsflytstegene.
- Ingen brukere blir funnet for noen av stegene i godkjenningshierarkiet.
- Fordi det ikke kan opprettes noen godkjenningssteg, blir arbeidsflyten ikke brukt på fakturaen.
Linjeflyt
Når aktivert, blir arbeidsflyten brukt på fakturalinjenivå i stedet for fakturahodet.
Kun de relevante fakturalinjene blir sendt til godkjenning. Andre linjer forblir skrivebeskyttet. Linjeflyt brukes vanligvis når forskjellige fakturalinjer krever forskjellige godkjennere.
Kontrollere har alltid tilgang til hele fakturaen, mens godkjennere kun ser linjene som er tildelt dem.
Arbeidsflytstatus og tildelt godkjenner er synlig på fakturalinjen.
Ikke kjør automatisk
Denne innstillingen forhindrer at arbeidsflyten kjøres automatisk.
Arbeidsflyten vil ikke starte når en faktura kommer inn i systemet. Hvis Tillat som manuell arbeidsflyt også er aktivert, kan arbeidsflyten startes manuelt fra Alternativer -menyen på fakturaen.
Dette alternativet brukes hovedsakelig når arbeidsflyter kun skal brukes i spesielle tilfeller.
Tillat som manuell arbeidsflyt
Når aktivert, blir arbeidsflyten tilgjengelig i mappen for manuelle arbeidsflyter. Dette gjør at brukere kan starte arbeidsflyten manuelt. Når Tillat som manuell arbeidsflyt er valgt under Alternativer, vises en liste over tilgjengelige manuelle arbeidsflyter.
En manuell arbeidsflyt kan kun legges til en faktura med statusen "Mangler arbeidsflyt".
Når Tillat som manuell arbeidsflyt brukes sammen med Ikke kjør automatisk, starter ikke arbeidsflyten automatisk og begynner i en ventende tilstand.
Disse alternativene, Tillat som manuell arbeidsflyt og Ikke kjør automatisk, brukes vanligvis sammen.
Ikke eskaler til leder
Alternativet Ikke eskaler til leder er relatert til innstillingen Eskaler til leder ved én bruker involvering i systeminnstillingene.
Plassering:
Innstillinger → SEMINE Generelt → Eskaler til leder ved én bruker involvering
Dette arbeidsflytalternativet kan aktiveres når som helst. Det har imidlertid kun effekt hvis Eskaler til leder ved én bruker involvering er aktivert i systeminnstillingene.
Når Ikke eskaler til leder er aktivert i en arbeidsflyt, overstyrer det systemets eskaleringsatferd for den spesifikke arbeidsflyten, forutsatt at Eskaler til leder ved én bruker involvering er aktivert i systeminnstillingene.
Dette betyr at selv om den samme godkjenneren vises flere ganger i arbeidsflyten, vil godkjenningen ikke bli eskalert til den brukerens leder.
Eskaleringsfunksjonen brukes vanligvis for å forhindre at den samme personen godkjenner en faktura flere ganger. Hvis du ønsker å tillate gjentatte godkjenninger av samme bruker i en spesifikk arbeidsflyt, kan du overstyre systematferden ved å aktivere Ikke eskaler til leder for den arbeidsflyten.
Se også: Arbeidsflyteskalering
Kommentarer
0 kommentarer
Artikkelen er stengt for kommentarer.