Arbeidsflytgruppe – Semine

En arbeidsflytgruppe er en samling brukere som brukes i arbeidsflyter for å kontrollere hvem som kan godkjenne fakturaer og hvem fakturaer kan videresendes til. Arbeidsflytgrupper hjelper med å sikre at fakturaer blir gjennomgått av riktige godkjennere uten at det kreves manuell valg hver gang, noe som sparer tid og reduserer feil.

Fordeler:

Støtter flere brukere som godkjenner samme arbeidsflytsteg
Begrenser og kontrollerer hvem fakturaer kan videresendes til

Hvordan opprette en arbeidsflytgruppe

Arbeidsflytgrupper administreres fra Administrasjon-seksjonen.

Gå til Administrasjon → Organisasjon → Arbeidsflytgruppe-fanen

For å opprette en arbeidsflytgruppe:

Gå til Arbeidsflytgruppe-fanen
Klikk Opprett arbeidsflytgruppe
Skriv inn et tydelig og beskrivende navn for gruppen
Velg én eller flere Tilgangsgrupper
Klikk Opprett for å opprette gruppen, eller Opprett gruppe og legg til en til for å opprette en ny gruppe

Merk: Arbeidsflytgrupper inneholder ikke brukere direkte. Brukere inkluderes gjennom tilgangsgrupper. Før du tildeler en arbeidsflytgruppe, må du sørge for at de valgte tilgangsgruppene inneholder de nødvendige brukerne. Du kan administrere brukere i tilgangsgrupper fra Grupper-fanen.

Se også: Tilgangsgrupper - Administrasjon

Du kan også redigere gruppenavn, oppdatere tilgangsgrupper eller slette en arbeidsflytgruppe.

Hvordan sette opp arbeidsflytgrupper i arbeidsflytinnstillinger

Etter å ha opprettet en arbeidsflytgruppe, gå til Innstillinger > Arbeidsflyter og åpne arbeidsflyten du vil konfigurere.

Arbeidsflytgrupper kan brukes på to måter:

Som godkjenner

Sett Type til Arbeidsflyt brukergruppe
Velg arbeidsflytgruppen i Mål-feltet. Velg gruppen basert på hvilke godkjennere som skal motta fakturaene, for eksempel en avdelingsspesifikk godkjenningsgruppe eller en gruppe ansvarlig for en bestemt type faktura.
Alle brukere i gruppen vil motta fakturaen. Avhengig av Må fullføres-innstillingen, må én eller flere brukere godkjenne før arbeidsflyten fortsetter.

Som en videresendingsgruppe

Legg til gruppen i Videresendingsgrupper-feltet
Kun brukere i den valgte videresendingsgruppen vises i Videresend-rullegardinmenyen. Velg en videresendingsgruppe basert på hvem som skal kunne motta videresendte fakturaer.

Hvordan det vises i fakturaen

Godkjenningssteg: Fakturaen sendes til alle brukere i den valgte arbeidsflytgruppen konfigurert i denne arbeidsflyten.

Videresending: Når du videresender en faktura, er kun brukere i den konfigurerte videresendingsgruppen i den gjeldende arbeidsflyten tilgjengelige i rullegardinmenyen.

Du kan også videresende en faktura fra Arbeidsflyt-fanen.

Oppsummering

Arbeidsflytgrupper definerer hvem som kan godkjenne eller motta fakturaer
Brukere inkluderes via Tilgangsgrupper
De kan brukes til:
- Godkjenningssteg
- Begrense videresendingsvalg

Se også