Fakturastatus

De mest vanlige fakturastatusene

1. Ukjent leverandør – Hvis SEMINE ikke klarer å identifisere leverandøren, havner fakturaen i denne statusen. SEMINE matcher basert på kontonummer og organisasjonsnummer, så statusen indikerer ofte at det er en ny leverandør eller at leverandøren har endret kontonummer.
2. Duplikat – Når SEMINE mottar en faktura, søker systemet etter andre fakturaer med samme fakturanummer fra samme leverandør innenfor samme klient/selskap. Hvis SEMINE finner en lignende faktura, settes statusen til duplikat. Duplikatstatus ligner arkivert med ett unntak: hvis du likevel ønsker å sende fakturaen til godkjenning, kan du endre fakturanummeret.

3. Mangler arbeidsflyt – Hvis SEMINE ikke finner en passende arbeidsflyt for fakturaen, vil den ende opp i denne statusen.

   Merk: Det er ikke mulig å manuelt knytte arbeidsflyter til en faktura.

   Det finnes hovedsakelig to alternativer for å få fakturaen videre til neste status:

   1. A: Endre arbeidsflyt
      Opprett eller endre arbeidsflyten slik at den samsvarer med innholdet i fakturaen.
   2. B: Endre faktura
      Endre innholdet i fakturaen slik at det samsvarer med søkefeltene i arbeidsflyten.
   3. Fortsett
      Klikk deretter på «Fortsett», «Valider på nytt» eller «Start arbeidsflyt på nytt» for å la SEMINE evaluere fakturaen på nytt slik at den går videre til neste status. 
      
      
4. Til gjennomgang – Denne statusen indikerer at fakturaen fortsatt er i arbeidsflyten og tilordnet en bruker.
5. Bokføring – Dette er en midlertidig status som kommer rett etter at en controller har bokført fakturaen. Hvis fakturaen stopper i denne statusen, betyr det at integrasjonen ikke klarte å bokføre fakturaen i ERP.
6. Bokført – Når integrasjonen bekrefter at kostnadsfakturaen og manuelle bilag er levert til ERP, får fakturaen denne statusen.
7. Bokført PO – Når integrasjonen bekrefter at innkjøpsfakturaen er levert til ERP, får fakturaen denne statusen.

8. Feil ved bokføring – Hvis en faktura feiler i bokføring mot ERP, vil denne statusen oppstå. ERP-systemet kan ha sendt en feilmelding tilbake, som vises i fakturaens kommentarfelt.

   Vanlige arbeidsflytstatuser

   1. Godkjent – Når arbeidsflyten(e) er fullført, vil statusen endres fra «Til gjennomgang» til «Godkjent».
   2. Avvist – Når en faktura er tilordnet en bruker, kan personen avvise den. Controller må da avgjøre om fakturaen skal sendes til noen andre eller arkiveres.
   3. Pauset – En bruker kan pause en faktura som ligger hos dem, for eksempel når man venter på en kreditnota.
   4. Ukjent innkjøper – Hvis controller har aktivert innstillingen som krever at fakturaer ikke kan gå gjennom arbeidsflyten uten innkjøpsreferanse, vil fakturaer som mangler referansen få denne statusen.
   5. Ny – Denne statusen gjelder for manuelle bilag som ikke nødvendigvis krever en arbeidsflyt, og for innkjøpsfakturaer som ikke er matchet eller som er matchet med en arbeidsflyt.

   ERP-status

   1. Betalt – SEMINE kan hente betalt-statusen fra ERP-systemet.
   2. Delvis betalt – SEMINE kan hente delvis betalt-statusen fra ERP-systemet.

   Interne statuser

   1. Forkontroll – Intern status brukt av regelmotoren for å stoppe fakturaer.
   2. Kreditnotabehandling – Intern status brukt for håndtering av kreditnotaer.
   3. Prosessering – Fakturaen er i berikelsesprosessen der AI-forslag, perioder og dimensjoner blir brukt.
   4. Prosjekt – Intern status som kan brukes til å stoppe fakturaer via regelmotoren.
   5. Valideringsfeil – Intern status brukt når valideringsproblemer oppstår.

   Andre statuser

   • Flyttet – En controller kan flytte en faktura fra ett selskap til et annet. Den opprinnelige fakturaen markeres som «Flyttet».
   • Arkivert – Nesten som slettet. Fakturaer kan ikke slettes helt, men de kan arkiveres for å hindre bokføring.