Automatikk i Semine

Semine er spekket med smidige og automatiske funksjoner langs hele løypa fra mottak av faktura til generering av ferdige linjer for hovedbok. En faktura kan tas imot, behandles og posteres automatisk til regnskapet direkte etter godkjenning av attestant, helt uten videre behandling av regnskapsfører.

Automatikk i fakturabildet

1. Kobling av leverandør
   Semine kobler automatisk leverandør til kostfaktura, kreditnota og ordrefaktura basert på leverandørregisteret importert fra ERP eller regnskapsssystemet. Dette gjelder for både EHF (UBL) og PDF faktura.
   
   
2. Duplikatkontroll
   Hvis Semine mottar flere fakturaer med identisk fakturanummer fra en gitt leverandør merkes alle påfølgende fakturaer etter først ankommende med statusen "Duplikat" og ingen videre behandling vil inntreffe.
   Merk: Duplikatkontroll skjer for hver enkelt klient / selskap, ikke per organisasjon.
   
   
3. Regler og handlinger (automasjoner)
   Et stort utvalg av fakturafelt, linjefelt, statuser og egenskaper kan gjennomsøkes for innhold og regelen kan deretter utføre en rekke handlinger på faktura, tildeling, fakturalinjer, arbeidsflyt og konteringslinjer.
   
   Se også: Ofte brukte regler
   
   Eksempler:
   1. Automatisk svar til leverandør hvis faktura er PDF
      Semine kan automatisk sende epost til epostadressen registrert på leverandørkortet dersom faktura dokumenttype er PDF. I eposten kan man oppfordre leverandør til å sende EHF.
      
      
   2. Automatisk epost til leverandør hvis faktura har mangler
      Semine kan automatisk sende epost til leverandør dersom linjebeskrivelsen i faktura ikke inneholder noe kjent prosjektnummer eller avdelingsnummer.
      
      
   3. Automatisk påføring av konto
      Sette konto direkte fra regel basert på innhold i linje eller fakturahodet.
      
      
   4. Automatisk bruk av fordelingsnøkkel
      Sette konto direkte fra regel basert på innhold i linje eller fakturahodet.
      
      
   5. Automatisk flytting av faktura
      Faktura kan automatisk flyttes fra klient A til klient B ved ankomst etter gitte kriterier.
       
4. Kobling til ordre og ordrelinjer
   Hvis fakturaen inneholder et ordrenummer eller referanse til innkjøpsordre vil Semine automatisk koble faktura og ordre samt fakturalinjer og ordrelinjer. Gjenstående fakturalinjer vil påføres kategorier som "Frakt" eller "Gebyr" ved hjelp av søkeord i linjetekst. Kategoriene kan tilknyttes hovedbokskontoer slik at konteringen av de gjenstående fakturalinjene også skjer automatisk.
   
   
5. Periodisering
   Semine vil gjenkjenne datoangivelser i naturlig språk direkte fra varelinjen. Basert på dette settes startperiode og antall perioder automatisk. Eksempel: Dersom ordet "3. kv.", "3. kvartal" eller "tredje kvartal" finnes i linjeteksten, vil startperiode settes til 10 og antall perioder settes til 3.
   
   
6. Uttrekk av dimensjoner
   Gjenkjenning av dimensjoner basert på tekst fra varelinjen og utvalgte felt i fakturahodet. Dimensjonen kan gjenkjennes fra dimensjons kode (Eksempel: "1234") , dimensjons beskrivelse (Eksempel: "Avdeling Kaupanger") eller dimensjons alias (Eksempel: "Avd Kaupanger" eller "Avd. K").
   
   
7. Forslag til kontoer basert på læring (Kunstig Intelligens / AI)
   Basert på tidligere kontering av varelinjer fra samme leverandør og med liknende innhold kan Semine gi forslag til hovedbokskonto, kundereskontro, prosjektkonto, konto for anleggsmiddel/anleggsregister samt dimensjoner.
   
   
8. Automatisk bruk av relaterte kontoer
   For kontoer som har avhengigheter eller relasjoner til andre kontokoder kan Semine automatisk påføre påkrevde kontoer, vise forslag til kontoer, kreve utfylling av en konto eller blokkere feltet for å hindre feil utfylling.
   
   Eksempler:
   1. Hovedbokskonto 3600 krever MVA-kode 1. Denne blir da påført automatisk.
   2. Anleggsmiddel 10001 krever at bruker må velge en transaksjonstype før faktura kan posteres.
   3. Prosjekt 20004 krever at bruker må velge mellom 2 forslag til prosjektkategori.
   4. Hvis fakturalinjen inneholder periodisering (start periode og antall perioder utfylt) vil interim konto måtte velges.
      
      
9. Videresending til deres referanse
   Semine vil gjenkjenne navn på attestanter i faktura og deretter videresende fakturaer direkte til rette mottaker. Semine kan også starte arbeidsflyter basert på dette. Også her kan det legges inn alias på personer (Eksempel: "Eivind Normann" eller "E.N." for en attestant som egentlig heter Eivin Normann)
   
   
10. Viderefakturering til underavdeling
    Ved hjelp av adresseregister for underavdelinger kan Semine søke gjennom fakturatekst og viderefakturere direkte til korrekt underavdeling/selskap etc (klient) for videre behandling der.
    
    Viderefakturering må på forhånd settes opp i ERP slik at kostnaden først føres på første mottakende klient (selskap) før ny faktura opprettes til viderefakturert klient (annet selskap). Dermed vil kostnaden føres på første mottakende selskap og deretter viderefaktureres til endelig mottakende selskap.
    
    
    
11. Start av arbeidsflyt
    Basert på innhold i faktura, kontokoder, feilmeldinger etc kan Semine starte arbeidsflyter og sikre at rette attestant eller kontofører får tildelt rett faktura. Arbeidsflyt kan startes automatisk på faktura eller fakturalinje.
    
    1. Arbeidsflyt basert på innhold i faktura
    2. Basert på beløpsgrenser
    3. Basert på dimensjoner, kontokoder etc satt av andre.
    4. Basert på godkjenning eller avvisning.
       
       
12. Automatisk feltkontroll før godkjenning og postering
    Ved godkjenning og postering vil felt på fakturahode, fakturalinjer og genererte konteringslinjer blir automatisk kontrollert for manglende eller feil utfylling i henhold til relasjoner, regler, periodisering og evt kobling til innkjøpsordre.
    
    
13. Automatisk postering
    Når faktura godkjennes og kontoparametere allerede er korrekt utfylt vil konteringslinjer genereres og posteres automatisk. Dersom den automatiske feltkontrollen oppdager feil vil disse først måtte korrigeres før faktura kan godkjennes på nytt.
    
    Merk: Ved hjelp av læring og regler vil Semine i mange tilfeller kunne fylle ut kontoparametere helt korrekt slik at fakuraen posteres direkte etter at attestanten har godkjent uten at regnskapsfører trenger å bidra.

Rapporter

1. Rapport - Faktura automasjon
   Her ser du enkelt automasjonsgraden for hver klient og leverandør innenfor for fakturaer sendt til ERP for tre områder: Arbeidsflyter, Regnskapsparametere og Auto postering. Her er det mulig å fokusere på de leverandørene med høyest volum og lavest automasjonsgrad og dermed forbedre effektiviteten mest mulig målrettet.
   
   
2. Rapport - Faktura statistikk
   Denne rapporten fokuserer på totalt fakturavolum fordelt innen UBL/EHF, PDF og epost, akkumulert på leverandør, klient og organisasjon i valgte tidsperioder.