Ofte brukte Automasjoner

I denne artikkelen viser vi oppsett på noen enkle og ofte brukte automasjoner satt opp av og med våre kunder. Eksemplene er satt opp som separate automasjoner, men det er mulig å sette opp flere handlinger etter hverandre i samme automasjon om det er ønskelig og passende med betingelsene.

Fjerne 0-linjer

Flere leverandører sender fakturaer med linjer som ikke har et nettobeløp. Noen ønsker å bevare disse, mens andre ønsker å fjerne disse. 
I regelmotoren kan vi enkelt sette opp slik at disse fjernes, det kan enten settes på bestemte klienter eller på organisasjonsnivå hvis brukeren har tilgang til det.

1. Lag en ny gruppe (eller velg en eksisterende) som har triggerhendelse "Før AI"
   
2. Hvis du ønsker at det skal gjelde bestemte fakturaer (f.eks bestemte leverandører), legger du dette inn under betingelser. Hvis det skal gjelde alle fakturaer som kommer inn til SEMINE, lar du det være blankt i betingelser og går rett videre til "handlinger".
3. Velg handlingen "Fjern fakturalinjer basert på beløp" og sett inn 0
   
   Beløpet er absolutt, så hvis du f.eks setter inn 1 i feltet, så vil alle linjer med beløp fra -1 og opp til 1 bli fjernet.

Autogruppering

Når dere begynner med SEMINE vil dere nå behandle fakturalinjer fremfor selve konteringslinjene. Dette gir dere en dypere innsikt, men samtidig vil ofte mange varelinjer konteres likt. Enkelte ønsker da at disse skal grupperes. 
Selv om varelinjene ikke grupperes med denne regelen, vil alle konteringslinjer som er like bli slått sammen før de går over til ERP.

1. Velg en gruppe som passer til når du vil at automasjonen skal inntreffe. Vår anbefaling er å sette dette på valget "Etter AI" slik at semine har kunnet sette på konteringsforslag ved hjelp av kunstig intelligens, dimensjonsfangst og lagt på perioder.
2. Hvis du ønsker at det skal gjelde bestemte fakturaer (f.eks bestemte leverandører), legger du dette inn under betingelser. Hvis det skal gjelde alle fakturaer som kommer inn til SEMINE, lar du det være blankt i betingelser og går rett videre til "handlinger".
3. Velg handlingen "Autogruppering" og deretter velg det som skal grupperes.
   
   Hvis du velger flere alternativ så vil kun de linjene som er helt like på alle avmerkede valgene grupperes. 

Tekstmal over til ERP

Noen ønsker bestemte tekster over til ERP, f.eks leveranørnavnet og/eller leverandør IDen.

1. Velg en gruppe som passer til når du vil at regelen skal inntreffe. Dette avhenger ofte videre av om du ønsker autogruppering osv. 
2. Hvis du ønsker at det skal gjelde bestemte fakturaer (f.eks bestemte leverandører), legger du dette inn under betingelser. Hvis det skal gjelde alle fakturaer som kommer inn til SEMINE, lar du det være blankt i betingelser og går rett videre til "handlinger".
3. Velg handlingen "Sett fakturatekst" og her får du videre to valg. 
   "Tekstmal for konteringshode" gir hvilken tekstmal du skal ha på leverandørlinjen som går videre til ERP
   "Tekstmal for konteringslinjer" gir hvilken tekstmal du skal ha på varelinjene med hovedbokskontoene.
   
   Under hver tekstboks har du variabler du kan sette inn. Denne vil da være dynamisk som f.eks !!SUPPLIERNAME!! tar da navnet på leverandøren på fakturaen (det som er registrert i ERP).
   Om du skriver !!SUPPLIERERPID!! - !!SUPPLIERNAME!! vil da teksten være først leverandørnummeret - Leverandørnavn, f.eks 5000 - Telenor Mobil AS

• !!SUPPLIERERPID!! --> Leverandørnummeret som er fra ERP-systemet
• !!SUPPLIERNAME!! --> Navnet på Leverandøren (Slik det står i ERP-systemet)
• !!DEBITKREDIT!!     --> Legger til "Debit" eller "Kredit" avhengig av hvordan kontering det er.
• !!INVOICETEXT!!    --> Legger til teksten fra fakturalinjen
• !!INVCRED!!           --> Legger til "Faktura" eller "Kreditnota" avhengig av fakturatype

Sette forfallsdato på kreditnota

Semine krever forfallsdato på alle kreditnotaer før konteringslinjer kan genereres. Her er det mulig å lage en automasjon som setter forfallsdato lik kreditnota utstedelsesdato slik at man slipper å gjøre dette manuelt.
Under Handlinger. Velg Oppdater faktura og forfallsdato og klikk deretter Legg til. Sett til slutt huk ved "Sett forfallsdato lik fakturadato" og klikk så lagre.