Vanligste arbeidsflyter relatert til innkjøpsordrematch

Dette er en artikkel over de vanligste arbeidsflytene man kan legge opp som bruker av innkjøpsordremodulen i SEMINE. Disse forslagene er ikke uttømmende, men viser de vanligste og mest relevante arbeidsflytene relatert til innkjøpsordrer.

I tillegg følger et anbefalt oppsett av arbeidsflyter relatert til innkjøpsfakturaer. Se for øvrig andre artikler for ytterligere beskrivelse av hvordan arbeidsflyt fungerer i SEMINE.

Anbefalt oppsett av arbeidsflyt relatert til innkjøpsfakturaer

Arbeidsflyten i SEMINE fungerer som et hierarki, hvor arbeidsflyter og mapper som er øverst, vil ha høyere prioritet enn arbeidsflyter og mapper lenger ned. Det har derfor noe å si om man har arbeidsflyt for innkjøpsfaktura i en mappe som er langt oppe eller langt nede i hierarkiet.

Eksklusivitetssymbolet nedenfor kan settes både på arbeidsflyter og på mapper.

Dersom en arbeidsflyt merket med dette symbolet trigger, vil SEMINE slutte å søke etter arbeidsflyter lavere i hierarkiet innenfor samme mappe.

Dersom en arbeidsflyt innenfor en mappe merket med dette symbolet trigger, vil SEMINE slutte å søke etter arbeidsflyter i mappene som er lavere i hierarkiet.

Det anbefales at man oppretter en egenmappe hvor man legger arbeidsflyter relatert til innkjøpsordrer, merker denne som eksklusiv og høyere i hierarkiet enn andre mapper, "Kostfaktura" i tilfellet nedenfor. Da vil SEMINE ikke søke i mappen "Kostfaktura" dersom det trigges en arbeidsflyt i mappen "Innkjøpsordre".

Tilsvarende så vil SEMINE slutte å søke etter arbeidsflyter nedover i mappen, dersom arbeidsflyten "Innkjøpsordre - Vareretur..." trigges. Typiske avviksflyter bør derfor være øverst i hierarkiet.

De vanligste arbeidsflyter relatert til innkjøpsordre

1. Sende innkjøpsfakturaer og innkjøpskreditnotaer på arbeidsflyt til en fast bruker
2. Sende innkjøpsfakturaer til kjøpers referanse på fakturaen
3. Sende innkjøpsfakturaer på leverandørflyt til angitt bruker
4. Sende varereturer og negative fakturalinjer på egen arbeidsflyt
5. Sende innkjøpskreditnotaer på egen arbeidsflyt
6. Autogodkjenne innkjøpsfakturaer som matcher
7. Sende innkjøpsfakturaer med avvik på egen arbeidsflyt
8. Automatisk godkjenning ved ankomst
9. Automatisk postering ved fullført arbeidsflyt

Sende innkjøpsfakturaer og innkjøpskreditnotaer på arbeidsflyt til en fast bruker

Dersom man ønsker at alle innkjøpsfakturaer og innkjøpskreditnotaer skal sendes til en definert bruker, for eksempel til en lagermedarbeider, kan man sette opp arbeidsflyten som vist på bildet nedenfor.

Vi velger kun dokumenttypen "PoInvoice" under ordinær trigger, da vi ønsker at alle innkjøpsfakturaer og innkjøpskreditnotaer skal sendes til brukeren. Se for øvrig lenger ned i artikkelen for hvordan man kan sende innkjøpskreditnotaer på egne arbeidsflyter hvis man ønsker det.

Inne på fakturaen kan man trykke på det blå arbeidsflytikonet og få full oversikt over hvilken arbeidsflyt som er aktiv, hva som har trigget arbeidsflyten, samt hos hvilken bruker fakturaen ligger.

Sende innkjøpsfakturaer til kjøpers referanse på fakturaen

Dersom man ønsker at innkjøpsfakturaer skal sendes til referanseperson på fakturaen, kan man sette opp arbeidsflyten som vist på bildet nedenfor.

Vi velger dokumenttypen "PoInvoice" under ordinær trigger i tillegg til "Kjøper", da vi ønsker at innkjøpsfakturaer og innkjøpskreditnotaer skal sendes til brukeren som står som referanse på fakturaen.

Inne på fakturaen kan man trykke på det blå arbeidsflytikonet og få full oversikt over hvilken arbeidsflyt som er aktiv, hva som har trigget arbeidsflyten, samt hos hvilken bruker fakturaen ligger.

Sende innkjøpsfakturaer på leverandørflyt til angitt bruker

Dersom man ønsker at innkjøpsfakturaer fra gitte leverandører skal sendes til en definert bruker, for eksempel til en lagermedarbeider, kan man sette opp arbeidsflyten som vist på bildet nedenfor.

Vi velger dokumenttypen "PoInvoice" under ordinær trigger i tillegg til den aktuelle leverandøren, da vi ønsker at innkjøpsfakturaer og innkjøpskreditnotaer fra denne leverandøren skal sendes til brukeren. Hvis man ønsker at innkjøpsfakturaer fra flere leverandører skal gå på den samme arbeidsflyten, velger man flere leverandører under leverandørtriggeren.

Inne på fakturaen kan man trykke på det blå arbeidsflytikonet og få full oversikt over hvilken arbeidsflyt som er aktiv, hva som har trigget arbeidsflyten, samt hos hvilken bruker fakturaen ligger.

Sende varereturer og negative fakturalinjer på egen arbeidsflyt

Dersom man ønsker at innkjøpsfakturaer med en eller flere negative fakturalinjer, typisk relatert til varereturer, skal sendes til en definert bruker, kan man sette opp arbeidsflyten som vist på bildet nedenfor.

Vi velger dokumenttypen "PoInvoice" under ordinær trigger i tillegg til "Fakturalinje har negativt nettobeløp", da vi ønsker at innkjøpsfakturaer og innkjøpskreditnotaer med en eller flere negative fakturalinjer skal sendes til brukeren.

Inne på fakturaen kan man trykke på det blå arbeidsflytikonet og få full oversikt over hvilken arbeidsflyt som er aktiv, hva som har trigget arbeidsflyten, samt hos hvilken bruker fakturaen ligger.

Sende innkjøpskreditnotaer på egen arbeidsflyt

Dersom man ønsker at innkjøpskreditnotaer, typisk relatert til varereturer, skal sendes til en definert bruker, kan man sette opp arbeidsflyten som vist på bildet nedenfor.

Vi velger dokumenttypen "PoInvoice" under ordinær trigger i tillegg til fakturatypen "CreditNote", da vi ønsker at alle innkjøpskreditnotaer skal sendes til brukeren.

Inne på kreditnotaen kan man trykke på det blå arbeidsflytikonet og få full oversikt over hvilken arbeidsflyt som er aktiv, hva som har trigget arbeidsflyten, samt hos hvilken bruker fakturaen ligger.

Autogodkjenne innkjøpsfakturaer som matcher

Dersom man ønsker at innkjøpsfakturaer som har mindre avvik enn de aksepterte avvikene skal automatisk godkjennes, kan man sette opp arbeidsflyten som vist på bildet nedenfor. Aksepterte avvik setter man under innstillinger - innkjøpsordre.

En viktig forskjell mellom denne arbeidsflyten og innstillingen automatisk godkjenning ved ankomst er at arbeidsflyten inngår i hierarkiet med de andre arbeidsflytene. Automatisk godkjenning ved ankomst har prioritet over arbeidsflytene.

Vi velger dokumenttypen "PoInvoice" under ordinær trigger i tillegg til "Innkjøpsordre matcher 100%" samt huker av til høyre på linjen, da vi ønsker at innkjøpsfakturaer med avvik som er mindre enn de aksepterte avvikene skal automatisk godkjennes. Triggeren "Har ingen flyt" sørger for at denne arbeidsflyten ikke trigger etter en bruker har behandlet en faktura og sørget for full match.

Inne på fakturaen kan man trykke på arbeidsflytfanen og få full oversikt over hvilken arbeidsflyt som er aktiv, hva som har trigget arbeidsflyten, samt se at fakturaen har blitt autogodkjent.

Sende innkjøpsfakturaer med avvik på egen arbeidsflyt

Dersom man ønsker at innkjøpsfakturaer som har større avvik enn de aksepterte avvikene skal sendes til en definert bruker, kan man sette opp arbeidsflyten som vist på bildet nedenfor. Aksepterte avvik setter man under innstillinger - innkjøpsordre.

Vi velger dokumenttypen "PoInvoice" under ordinær trigger i tillegg til "Innkjøpsordre matcher 100%" uten å huke av til høyre på linjen, da vi ønsker at innkjøpsfakturaer med avvik som er større enn de aksepterte avvikene skal sendes til brukeren.

Inne på fakturaen kan man trykke på det blå arbeidsflytikonet og få full oversikt over hvilken arbeidsflyt som er aktiv, hva som har trigget arbeidsflyten, samt hos hvilken bruker fakturaen ligger.

Vi ser av de merkede feltene på fakturalinjen nedenfor at avviket på kroner -1 på enhetspris er grunnen til at fakturaen har gått til avviksflyten, da avviket er større enn det aksepterte enhetsprisavviket, symbolisert med rød skrift på fakturalinjen nedenfor. Avvikene på nettobeløp og totalbeløp er innenfor de aksepterte avvikene, symbolisert med svart skrift.

Automatisk godkjenning ved ankomst

Dersom man ønsker at innkjøpsfakturaer og innkjøpskreditnotaer som har full match eller avvik innenfor de aksepterte avvikene skal godkjennes automatisk ved ankomst, kan man huke av i boksen nedenfor som man finner under innstillinger - innkjøpsordre.

Denne innstillingen vil ha prioritet over de eventuelle arbeidsflytene som settes opp i forbindelse med innkjøpsordreflyten. Innkjøpsfakturaer som har full match eller har avvik innenfor de aksepterte avvikene vil dermed bli autogodkjent selv om en trigger vanligvis ville startet en arbeidsflyt på innkjøpsfakturaen.

Automatisk godkjenning ved ankomst vil skje i tilfeller hvor fakturalinjene automatisk blir påført innkjøpsordrenummer, varemottaksnummer (forutsatt aktivert støtte for varemottak) og PO-linjenummer og valideringen viser 0 i avvik eller innenfor de aksepterte avvikene, som vist på innkjøpsfakturaen nedenfor.

Fakturaen settes automatisk til status godkjent , som man kan se av aktivitetsloggen.

Dersom man ikke ønsker at fullmatch og automatisk godkjenning skal ha prioritet over de andre arbeidsflytene kan man alternativt sette opp autogodkjenning som en egen arbeidsflyt.

Automatisk postering ved fullført arbeidsflyt

Dersom man ønsker at innkjøpsfakturaer og innkjøpskreditnotaer skal autoposteres etter fullført arbeidsflyt, kan man huke av i boksen nedenfor som man finner under innstillinger - innkjøpsordre.

Automatisk postering etter fullført arbeidsflyt vil skje i tilfeller hvor en innkjøpsfaktura eller innkjøpskreditnota får status godkjent og valideringen er innenfor de aksepterte avvikene definert under innstillinger - innkjøpsordre, vist nedenfor, i tillegg de generelle valideringene ved postering av faktura.

Fakturaen settes automatisk til status "Posterer", som man kan se av aktivitetsloggen.

Ved automatisk postering av innkjøpsfakturaer er det samme validering som ved manuell postering.

• Hvis fakturadato er senere enn sperredato, eller hvis ingen sperredato er satt for klienten vil fakturadato automatisk brukes som posteringsdato.
• Hvis sperredato er satt og er senere enn fakturadato vil sperredato + 1 dag brukes som posteringsdato