Innkjøpsordrematching

Denne artikkelen omhandler hvordan matcheprosessen mellom faktura og innkjøpsordre fungerer i SEMINE.

Oversikt

1. Automatisk ordrematching
2. Manuell ordrematching

Automatisk ordrematching

Introduksjon

• SEMINE vil matche innkjøpsfaktura mot innkjøpsordre på bakgrunn av spesifisert innkjøpsordrenummer ved fakturamottak
• SEMINE sammenligner alle felter på en fakturalinje mot tilsvarende felter på tvers av alle innkjøpsordrelinjer
• Hver fakturalinje på innkjøpsfakturaer får en kvalitetsscore avhengig av telling og type felt som matches
• Forslag til matching blir sortert etter kvalitetsscoren og den høyeste scoren over minimum kvalitetsscore er automatisk valgt

Ved fakturamottak går alle innkjøpsfakturaer gjennom denne prosessen, og dette er akkurat det samme som å velge en eller flere fakturalinjer for så å trykke "Kjør PO matche tjeneste", som vist nedenfor.

Terskelverdi for autopåføring av match mellom fakturalinje og innkjøpsordrelinje settes under innstillinger. Forslag over terskelverdien vil automatisk påføres.

Se for øvrig også hvordan matcheprosessen fungerer dersom varemottak skjer etter at innkjøpsfaktura er mottatt i SEMINE.

Utregning av kvalitetsscore

Kun identiske verdier vil matche.

• Bare matching av IDENTISKE og komplette verdier. "Linjebeskrivelse A" vil kun matche mot "Linjebeskrivelse A"
• "Linjebeskrivelse A" vil ikke matche mot "Linjebeskrivelse B"
• "Linjebeskrivelse A" vil ikke matche mot et delvis treff på en innkjøpsordrelinje som "Nok en Linjebeskrivelse A"

Sikker match

EHF	Fakturalinjer	Innkjøpsordrelinjer	Beskrivelse	PEPPOL BIS
cac:OrderLineReference / cbc:LineID	purchaseOrderLineNumber	purchaseOrderLineNumber	Hvis det er identiske referanser til linjenumre på fakturalinje og innkjøpsordrelinje, anses dette som en sikker match.	https://docs.peppol.eu/poacc/billing/3.0/syntax/ubl-invoice/cac-InvoiceLine/cac-OrderLineReference/cbc-LineID/
cbc:InvoicedQuantity + cbc:Item / cbc:Percent + cac:Price / cbc:PriceAmount + cbc:LineExtensionAmount	purchaseOrderLineQuantityMatched +vatRate + purchaseOrderLineUnitPrice + purchaseOrderLineMatchedNetAmount	quantityReceived + vatPercentage + unitPrice + netAmount	Hvis disse fire feltene (antall bestilt/mottatt, MVA-%, enhetspris og nettobeløp) matcher anses dette som en sikker match.

SEMINE vil gi en kvalitetsscore på bakgrunn av feltene ovenfor og forslag over terskelverdien satt under innstillinger vil automatisk påføres.

Ved mottak av PDF-fakturaer leter vi i sammenlignbare felter som på EHF-fakturaen ovenfor, men da ved hjelp av OCR-teknologi.

Kvalitetsscoren finner man ved å trykke på "PO linjenummer" nede på en innkjøpslinje, som vist nedenfor.

Manuell ordrematching

Hvis SEMINE ikke har klart å matche faktura og innkjøpsordre på alle fakturalinjer har man tre valg, beskrevet nedenfor.

Kopier til faktura

Funksjonen kopier til faktura er beste praksis dersom man har mottatt en innkjøpsfaktura som gjelder flere forskjellige innkjøpsordrer, og man ønsker at innkjøpsfakturaen skal posteres med informasjonen som ligger på ordrene.

Funksjonen fungerer slik at ordreinformasjonen på innkjøpsordrene man merker blir kopiert ned til innkjøpslinjene. Eksisterende fakturalinjer vil ikke bli overskrevet.

Før:

Etter:

Etter man har kopiert ordre 200009 og 200010 ned til innkjøpslinjene og slettet den eksisterende fakturalinjen, ser man av bildet nedenfor at begge innkjøpsordrene er påført fakturaen og at vi har null i avvik.

Kopier og erstatt fakturalinjer

Funksjonen kopier og erstatt fakturalinjer er beste praksis dersom man har mottatt en innkjøpsfaktura som gjelder kun 1 innkjøpsordre, og man ønsker at innkjøpsfakturaen skal posteres med informasjonen som ligger på ordren.

Funksjonen fungerer slik at ordreinformasjonen på PO-linjene man merker blir kopiert ned til innkjøpslinjene, samtidig som at eksisterende fakturalinjer blir overskrevet.

Før:

Etter:

Innkjøpsordre 200009, varemottak 30009 og PO-linjenummer 1 er kopiert ned på innkjøpslinjene.

Opprinnelig fakturalinje nummer 1 er slettet.

Avvik etter å brukt denne funksjonen vil kun være relatert til øreavrunding. Ved bruk av denne funksjonen vil det aldri oppstå et tilknyttet linjeavvik mellom fakturalinje og innkjøpsordre, da innkjøpsordren er kopiert ned til innkjøpslinjene.

Manuell påføring på innkjøpslinjer

Alternativet til de to funksjonene beskrevet ovenfor er å manuelt påføre innkjøpsordrenummer, varemottaksnummer og PO-linjenummer på innkjøpslinjene.

Kolonnene nedenfor inneholder nedtrekkslister.