Varemottak og egne mottaksmeldinger

Denne artikkelen omhandler varemottak og egne mottaksmeldinger i SEMINE.

Under innstillinger - innkjøpsordre kan man velge hvorvidt man ønsker å aktivere støtte for varemottak eller ikke. Dette skiller på om man skal synkronisere egne mottaksmeldinger fra ERP ved varemottak, eller ikke. Det må på forhånd avklares med integrasjonsansvarlig hva integrasjonen mot ditt ERP-system støtter.

Det vil være en løpende synk av varemottak (dette gjelder både med og uten mottaksmeldinger), slik at automatisk matching muliggjøres også i de tilfellene hvor fakturaen mottas og matches mot innkjøpsordren, før varemottaket er gjort i ERP. Ved senere varemottak i ERP vil matche-servicen se etter innkjøpsfakturaer tagget med innkjøpsordrenummer. Automatisk matching vil utføres dersom fakturalinjen har en full match mot innkjøpsordrelinjen og det er tilgjengelig antall for matching.

Alternativt må brukeren gjennomføre manuell matching.

Oversikt

1. Aktiver støtte for varemottak - JA
2. Aktiver støtte for varemottak - NEI

Aktiver støtte for varemottak - JA

Hvis man har aktivert støtte for varemottak under innstillinger vil det bli generert egne mottaksmeldinger fra ERP ved mottak av varer, dvs. når en bruker aktivt melder varemottak i ERP. Ved aktivering av varemottak og mottaksmeldinger vil man ved matching, i tillegg til innkjøpsordrenummer og PO-linjenummer, derfor også måtte forholde seg til varemottaksnummeret synkronisert fra ERP. Varemottak og PO-linjenummer må velges for å validere matchen mellom fakturalinjer og en eller flere innkjøpsordrer, samt for å kunne prosessere innkjøpsfakturaen til ERP.

I fakturalisten vil varemottaksnumrene vises dersom de er utfylt på hodenivå inne på en innkjøpsfaktura.

Fakturaen nedenfor viser at varemottaksnummer 107140 er synkronisert fra ERP på innkjøpsordre 106088, påført på fakturahodet og dermed kopiert til fakturalinjen.

Kolonnen for varemottak nede på fakturalinjene inneholder en nedtrekksliste, som gjør at man kan velge mellom de forskjellige varemottaksnumrene som er relatert til innkjøpsordren utfylt på den samme fakturalinjen.

Og tilsvarende for PO-linjenummer nedenfor.

Aktiver støtte for varemottak - NEI

Hvis man ikke har aktivert støtte for varemottak under innstillinger vil det ikke bli generert egne mottaksmeldinger fra ERP ved mottak av varer, dvs. når en bruker aktivt melder varemottak i ERP. Ved matching trenger man kun å forholde seg til innkjøpsordrenummer og PO-linjenummer på fakturalinjene, da varemottakene er akkumulert på innkjøpsordren, ikke på egne mottaksmeldinger. Innkjøpsordrenummer og PO-linjenummer må velges på fakturalinjene for å validere matchen mellom fakturalinjer og en eller flere innkjøpsordrer, samt for å kunne prosessere innkjøpsfakturaen til ERP.

I fakturahodet inne på en innkjøpsfaktura forholder vi oss kun til innkjøpsordrenumre, da vi ikke har aktivert for egne mottaksmeldinger.

I fakturalisten er heller ikke varemottaksnumrene tilgjengelige.

Inne på en innkjøpsfaktura har man nedtrekksliser i kolonnene innkjøpsordre og PO-linjenummer.

Ved matching ser vi at man kun trenger å forholde seg til innkjøpsordrenummer og PO-linjenummer på fakturalinjene, da varemottakene er akkumulert på innkjøpsordren, ikke på egne mottaksmeldinger.