Inne på en innkjøpsfaktura

Denne artikkelen omhandler detaljvisningen inne på en innkjøpsfaktura, og forklarer hva de forskjellige feltene og kolonnene betyr.

Oversikt

1. Innkjøpsordrelisten
2. Innkjøpsordreinformasjon som synkroniseres fra ERP
3. Forklaring til kolonner og felter på fakturalinjer/innkjøpslinjer

Innkjøpsordrelisten

Brukeren kan huke av/for innkjøpsfaktura for å klassifisere dokumenttypen enten som innkjøpsfaktura eller f.eks kostfaktura.

Innkjøpsordrenummer kan påføres på fakturahodet i innkjøpsordrelisten og kopieres til alle fakturalinjer.

Varemottaksnummer kan påføres på fakturahodet i innkjøpsordrelisten og kopieres til alle fakturalinjer.

Under innkjøpsordrer får man oversikt over alle innkjøpsordrer og varemottak som ligger på leverandøren fakturaen gjelder, samt informasjon om status og kjøper (referanse på innkjøpsordren). I denne listen filtreres det automatisk etter leverandøren og valutaen fakturaen gjelder.

En innkjøpsordre kan ha statusen "åpent", "mottatt", "sendt til ERP" eller "lukket".

Åpent: Innkjøpsordrer som er synkronisert til SEMINE, men hvor det ikke er gjort varemottak i ERP.

Mottatt: Innkjøpsordrer som er synkronisert til SEMINE, og hvor det er gjort varemottak i ERP.

Sendt til ERP: Innkjøpsordrer som er tilknyttet en innkjøpsfaktura og postert til ERP.

Lukket: Innkjøpsordrer som er tilknyttet en innkjøpsfaktura og postert til ERP, samt hvor SEMINE har mottatt melding fra ERP om at fakturaen er postert og ordren lukket.

Innkjøpsordreinformasjon som synkroniseres fra ERP

Inne på en innkjøpsfaktura vises innkjøpsordreinformasjonen til ordren man har valgt til venstre i innkjøpsordrelisten. Dette er informasjon pr PO-linjenummer som er synkronisert fra ERP.

PO linjenummer: Linjenummer på innkjøpsordren. Order kan typisk ha flere linjer hvis man har bestilt forskjellige varer.

Varemottak nr: Unik mottaksmelding synkronisert fra ERP.

Status: Innkjøpsordrens og varemottaksnummerets status. Se forklaring ovenfor.

Kategori: Kategori synkronisert på innkjøpsordren.

Kunde Varenr: Varenummeret til kunden, hvis ordren f.eks er tilknyttet en salgsordre.

Selger Varenr: Varenummeret til selgeren/leverandøren.

Beskrivelse: Beskrivelse på innkjøpsordrelinjen, typisk varenavnet.

Bestilt: Totalt antall bestilt av varen.

Gjenstående: Gjenstående antall av bestillingen som det er ennå ikke er gjort varemottak på.

Mottatt: Antallet det er tatt mottak på av varen.

Tilgjengelig: Antall tilgjengelig for matching, dvs. varer som er mottatt, men som ennå ikke er tilknyttet en innkjøpsfaktura.

Fakturert: Antall varer det er mottatt faktura for, hvor fakturaen er postert til ERP.

Tilknyttet: Antall varer som er tilknyttet en innkjøpsfaktura, men hvor fakturaen ennå ikke er postert til ERP.

Sendt til ERP: Antall varer er tilknyttet en innkjøpsfaktura som er postert til ERP.

Enhet: Varens enhet, typisk kilo, meter osv.

Enhetspris: Varens enhetspris.

Ordrelinje nettobeløp: Bestilt * enhetspris.

Totalbeløp: Bestilt * enhetspris + MVA-beløp.

Gjenstående nettobeløp: Gjenstående * enhetspris. Gjenstående nettobeløp på ordren som ennå ikke er koblet mot en innkjøpsfaktura.

Mottatt ordrelinje nettobeløp: Mottatt * enhetspris. Mottatt nettobeløp på ordren.

Tilgjengelig nettobeløp: Tilgjengelig * enhetspris. Nettobeløp som er tilgjengelig for matching, dvs. varer som er mottatt, men som ennå ikke er tilknyttet en innkjøpsfaktura.

Faktura nå netto: Nettobeløp på faktura som er koblet mot PO-linjenummeret, men ennå ikke postert til ERP.

Faktura nå totalt: Totalbeløp på faktura som er koblet mot PO-linjenummeret, men ennå ikke postert til ERP.

MVA %: MVA-prosenten som typisk ligger på artikkelen/varen i ERP.

Sist mottatt: Dato for siste mottak i ERP.

Dimensjoner: Dimensjoner som ligger på bestillingen.

MVA kode: MVA-kode som typisk ligger på artikkelen/varen i ERP.

Forklaring til kolonner og felter på fakturalinjer/innkjøpslinjer

Linje: Linjenummer på en innkjøpslinje. Relatert til fakturalinjer med mindre man sletter eller overskriver ved bruk av funksjonen kopier og erstatt fakturalinjer.

Gjenstand: Varenummeret på innkjøpslinjen.

PO kategori: Kategori valgt på innkjøpslinjen.

Beskrivelse: Varenavnet på innkjøpslinjen.

Bestilt: Totalt antall bestilt av varen.

Enhetspris: Varens enhetspris på innkjøpslinjen.

MVA %: Varens MVA-%. Brukes til å beregne totalbeløp ut ifra nettobeløp på linjen.

Linjetotal: Nettobeløp på innkjøpslinjen.

Totalt inkl. MVA: Totalbeløp inkl. merverdiavgift på innkjøpslinjen.

Innkjøpsordre: Innkjøpsordre valgt på innkjøpslinjen. Inneholder en nedtrekksliste man kan velge ifra.

Varemottak nr: Varemottak valgt på innkjøpslinjen. Inneholder en nedtrekksliste man kan velge ifra.

PO linjenummer: PO linjenummer valgt på innkjøpslinjen. Inneholder en nedtrekksliste man kan velge ifra.

PO beskrivelse: Beskrivelse på innkjøpsordrelinjen, typisk varenavnet.

PO antall: Totalt antall bestilt av varen.

Antall: Antallet det er tatt mottak på av varen.

Gjenstående: Gjenstående antall av bestillingen som det er ennå ikke er gjort varemottak på.

Tilgjengelig: Antall tilgjengelig for matching, dvs. varer som er mottatt, men som ennå ikke er tilknyttet en innkjøpsfaktura.

Fakturert: Antall varer det er mottatt faktura for, hvor fakturaen er postert til ERP.

Tilknyttet: Antall varer som er tilknyttet en innkjøpsfaktura, men hvor fakturaen ennå ikke er postert til ERP.

Enhet: Varens enhet, typisk kilo, meter osv.

PO Enhetspris: Varens enhetspris.

PO MVA %: MVA-prosenten som typisk ligger på artikkelen/varen i ERP.

PO rabatt: Rabatt på innkjøpsordren i kroner.

PO rabatt %: Rabatt på innkjøpsordren i prosent.

Avvik antall: Avvik på linjenivå. Antall på innkjøpslinje fratrukket antall på koblet innkjøpsordelinje. Dersom man har huket av antall som en avviksparameter under innstillinger vil det alltid måtte være 0 i avvik her for å kunne koble innkjøpslinje mot innkjøpsordre, samt for å postere fakturaen til ERP.

Avvik enhetspris: Avvik på linjenivå. Enhetspris på innkjøpslinje fratrukket enhetspris på koblet innkjøpsordelinje.

Avvik nettobeløp: Avvik på linjenivå. Nettobeløp på innkjøpslinje fratrukket nettobeløp på koblet innkjøpsordelinje.

Avvik totalbeløp: Avvik på linjenivå. Totalbeløp på innkjøpslinje fratrukket totalbeløp på koblet innkjøpsordelinje.

Dimensjoner: Dimensjoner på innkjøpslinjen. Kopiert ned fra innkjøpsordren dersom innkjøpslinjen er koblet mot en innkjøpsordre, varemottak og PO-linjenummer.

MVA kode: MVA-kode på innkjøpslinjen. Kopiert ned fra innkjøpsordren dersom innkjøpslinjen er koblet mot en innkjøpsordre, varemottak og PO-linjenummer.

Faktura total: Totalbeløpet på fakturaen under detaljvisningen.

Tilknyttet: Bruttobeløpet inkl. merverdiavgift som er matchet mellom faktura og innkjøpsordre.

Kategori: Bruttobeløp inkl. merverdiavgift på fakturaen som er kategorisert.

Åpen: Bruttobeløpet inkl. merverdiavgift på en faktura som står som åpen, dvs. beløp på fakturaen som ikke er matchet eller kategorisert.

Avrunding: Samme som avrunding i fakturalisten. Dvs. summen av fakturaavvik og tilknyttet linjeavvik på en innkjøpsfaktura.

Faktura avvik: Faktura avvik er det samme som øreavrunding på vanlige kostfakturaer. Faktura avvik er forskjellen mellom totalbeløpet på fakturahodet og summen av totalbeløpene på fakturalinjene / innkjøpslinjene.

Tilknyttet linje avvik: Summen av alle avvik på innkjøpslinjene.

Slett– Ved å velge en eller flere innkjøpslinjer for så å klikke “Slett” vil linjen(e) bli fjernet.

Splitt –  Hvis du velger en innkjøpslinje og klikker “Splitt” vil du kunne splitte linjen opp i flere linjer.

Legg til rad – Du kan legge til en ny rad ved å klikke på “Legg til ny rad”.

Kombiner - Velg flere innkjøpslinjer og trykk kombiner for å akkumulere flere linjer. Bestilt og nettobeløp vil akkumuleres på bakgrunn av verdier på innkjøpslinjene. Det etterspørres en hovedfakturalinje for å bestemme hvilke verdier som skal vises for kolonner som ikke akkumuleres, slik som beskrivelse og gjenstand.

Tilbakestill linjer – Ved å klikke på dette vil fakturalinjer fanget på fakturaen bli tilbakestilt til dens originale format.

PO Kjør PO matche tjeneste – Ved å velge en eller flere innkjøpslinjer har man mulighet til å kjøre den automatiske PO-matchetjenesten. Denne tjenesten kjøres ved fakturamottak og danner grunnlag for automatisk innkjøpsordrematching.