Dellevering og forskuddsbetalinger

Denne artikkelen viser et eksempel på hvordan du i innkjøpsordremodulen til SEMINE kan løse forskuddsbetaling av fakturaer relatert til ordrer, dvs. der hvor varene typisk ikke mottas før ferdigstillelse, men hvor leverandøren krever forskuddsbetaling.

I SEMINE kan man kun koble fakturalinjer mot innkjøpsordrer dersom varene er mottatt. Ved forskuddsbetalinger blir derfor løsningen å ta i bruk innkjøpsordrekategorier.

Eksempel

1. Opprettelse av ordre og sending til leverandøren
2. Forskuddsbetaling på 50% av ordren
3. Varemottak og sluttfaktura

1) Man oppretter en ordre på en sykkel på kroner 100 000 ekskl. merverdiavgift i ERP og sender ordren til leverandøren.

Avtalen er at ordren skal forskuddsbetales 50% ved oppstart, og at sykkel og sluttfaktura sendes ved kontraktsslutt.

Ordren synkroniseres til SEMINE, men det er ikke mulig å matche fakturalinjer mot innkjøpsordren, da varene ennå ikke er mottatt. Dette ser vi av at verdien i mottatt- og tilgjengeligkolonnen ovenfor er 0.

2) Man mottar faktura fra leverandøren på 50% av nettobeløpet, som skal forskuddsbetales iht. avtalen.

Faktura kan bli klassifisert som en innkjøpsordrefaktura ved fakturamottak.

På forhånd har man satt opp en innkjøpsordrekategori kalt, "Forskuddsbetalt", som kan brukes i disse tilfellene. Bokføringen genererer en kontering på dimensjonene og merverdiavgiftskoden til høyre på fakturalinjene, samt på forhåndsdefinert hovedbokskonto. Det bokføres ikke mot innkjøpsordren når man velger innkjøpsordrekategori.

OBS! Inntil videre kan dessverre ikke en innkjøpsfaktura posteres kun med innkjøpsordrekategori - minst én fakturalinje må være matchet til en innkjøpsordrelinje. Funksjonaliteten er planlagt endret for dette punktet i nær fremtid. I mellomtiden bør forskuddsfakturabilaget posteres som kostnadsfaktura, hvor det konteres mot samme balansekonto som innkjøpsordrekategorien er knyttet mot.

3) Ved kontraktsslutt mottar man varene og sluttfaktura inkl. merverdiavgift sendes fra leverandør.

Varemottak gjøres i ERP, slik at innkjøpsordren får status mottatt i SEMINE.

Fakturalinjen som gjelder forskuddsbetalingen kategoriseres på samme måte som forskuddsfakturaen. Disse to føringene går nå i debet og kredit (null).

Sykkelen er nå mottatt, så fakturalinjen som gjelder selve ordren kan kobles mot innkjøpsordren, varemottaket og linjenummeret, som vist på bildet nedenfor.

På denne måten hensyntar man forskuddsbetalingen som en fordring som går debet og kredit i regnskapet, for så å kostnadsføre, eventuelt lagerføre, fakturaen som gjelder selve innkjøpsordren. Behandlingen i regnskapet blir således korrekt.