Denne artikkelen tar for seg mottak av innkjøpsfakturaer i EHF- og PDF-format, samt hvordan klassifisering av innkjøpsfaktura og automatisk påføring av innkjøpsordrenummer fungerer i SEMINE.

Oversikt

1. EHF-mottak
2. PDF-mottak

EHF-mottak

SEMINE følger standard PEPPOL-spesifikasjoner og henter innkjøpsordrenummer fra relevant felt i EHF-fakturaer.

I henhold til PEPPOL-standarden må EHF-fakturaer inneholde enten kjøpers referanse eller referanse til innkjøpsordre. Dette gjelder for både fakturaer og kreditnotaer.

Fakturaer og kreditnotaer mottatt i EHF-format vil i SEMINE automatisk påføres innkjøpsordrenummer og klassifiseres som innkjøpsfaktura/innkjøpskreditnota dersom alle vilkårene nedenfor er oppfylt:

• Mottatt faktura treffer på en leverandør i leverandørregisteret og påføres automatisk, samt at innkjøpsordren gjelder den samme leverandøren
• Valutaen på fakturaen og innkjøpsordren er den samme, for eksempel NOK
• Fakturaen stoppes ikke i duplikatkontrollen

Etter at de tre vilkårene ovenfor er oppfylt vil SEMINE søke etter innkjøpsordrenummer fra EHF-fakturaen i feltene nedenfor, i prioritert rekkefølge:

  <cac:OrderReference>
    <cbc:ID>XXXXXXXXXX</cbc:ID>

  <cbc:BuyerReference>XXXXXXXXXX</cbc:BuyerReference>

I EHF'en søkes det også etter PO-linjenummer i feltet nedenfor. Dette vil anses som en sikker match mellom innkjøpslinjen på fakturaen og linjen fra ordren.

    <cac:OrderLineReference>
      <cbc:LineID>XX</cbc:LineID>

Se forøvrig hvordan innkjøpsordrematching fungerer i SEMINE.

Det søkes kun etter innkjøpsordrenumre som er synkronisert fra ERP på tidspunktet fakturaen mottas.

Dersom det er match mellom innkjøpsordre på fakturaen og i databasen, så vil dokumenttypen automatisk settes til innkjøpsfaktura, samt at innkjøpsordrenummer vil påføres på fakturahodet og kopieres ned til samtlige fakturalinjer.

Det samme gjelder for innkjøpsordrer eller varereturer relatert til kreditnotaer.

For å sjekke innholdet i en EHF-faktura mottatt fra en leverandør, kan man enkelt trykke på vedlegg for å laste ned XML-filen som viser spesifikasjon av fakturaen.

Dersom leverandøren har brukt andre felter i EHF-fakturaen enn spesifisert ovenfor, anbefaler vi at dere tar kontakt med leverandøren og henviser til standard PEPPOL-format for sending av ordrenummer.

XML-filen vil ikke ligge under vedlegg dersom fakturaen er mottatt som PDF, da dette kun gjelder EHF-fakturaer.

PDF-mottak

Fakturaer og kreditnotaer mottatt i PDF-format vil i SEMINE kunne automatisk påføres innkjøpsordrenummer og klassifiseres som innkjøpsfaktura/innkjøpskreditnota dersom alle vilkårene nedenfor er oppfylt:

• Mottatt faktura treffer på en leverandør i leverandørregisteret og påføres automatisk, samt at innkjøpsordren gjelder den samme leverandøren
• Valutaen på fakturaen og innkjøpsordren er den samme, for eksempel NOK
• Fakturaen stoppes ikke i duplikatkontrollen

Etter at de tre vilkårene ovenfor er oppfylt vil SEMINE søke etter innkjøpsordrenummer fra PDF-fakturaen i feltene nedenfor, samt i lignende felter som det er logisk å anta at kan være relatert til ordrer:

• Ordrenummer
• Deres referanse
• Your reference
• Purchase order
• PO

Det søkes kun etter innkjøpsordrenumre som er synkronisert fra ERP på tidspunktet fakturaen mottas.

Dersom det er match mellom innkjøpsordre på fakturaen og i databasen, så vil dokumenttypen automatisk settes til innkjøpsfaktura, samt at innkjøpsordrenummer vil påføres på fakturahodet og kopieres ned til samtlige fakturalinjer.

Det samme gjelder for innkjøpsordrer eller varereturer relatert til kreditnotaer.

For at OCR-fangsten av innkjøpsordrenummer skal fungere optimalt er kvaliteten på fakturaen veldig viktig, samt at ordrenummeret bør stå spesifisert i eget felt uten annen tilleggsinformasjon.